Indiferent dacă hotelul tău este mare sau mic, munca administrativă este partea care ocupă cea mai mare parte din timpul tău și al angajaților tăi. Munca administrativă nu generează profit pentru compania ta. Cu toate acestea, ea joacă un rol esențial în operațiunile companiei. Din cauza erorii umane, munca administrativă trebuie uneori refăcută, consumând și mai mult din timpul angajaților tăi. În medie, angajații petrec aproximativ 60% din timpul lor realizând muncă administrativă și 13% din timp realizând planificare și analiză. Asta înseamnă că doar aproximativ 27% din timpul lor le rămâne disponibil angajaților tăi pentru a finaliza sarcinile pentru care au fost angajați. Oamenii care muncesc peste tot nu reușesc să lucreze la fel de eficient pe cât ar putea. Când se întâmplă acest lucru, termenele limită se prelungesc. Din fericire, există modalități de a optimiza operațiunile din hotelul tău și de a lăsa mai mult timp angajaților tăi pentru sarcinile pentru care au fost angajați.
Ai un sistem clar
Dacă procesul tău administrativ este confuz, angajații tăi petrec mai mult timp pentru a-l finaliza. Aceasta nu este o utilizare eficientă a timpului lor. Pentru a optimiza cât mai bine operațiunile din hotelul tău, asigură-te că pașii tăi administrativi au sens. Ar trebui să explici aceste etape clar și concis. Acest lucru ar trebui să ajute, dar nu va elimina, variabila erorii umane. Oamenii sunt imperfecți și, prin urmare, predispuși să greșească. Deși angajații tăi trebuie să depună eforturi pentru a reduce aceste greșeli, ele se întâmplă. Un sistem administrativ simplu va ajuta la minimizarea acestor greșeli. O modalitate de a simplifica acest proces este să folosești o singură platformă centrală în care se desfășoară activitatea ta. Ar fi de asemenea bine ca acest sistem să aibă cât mai puțini pași posibil. Eliberarea timpului angajaților tăi va contribui mult la optimizarea operațiunilor din hotelul tău.
Echipe administrative
Asigură-te că ai o echipă care lucrează la toate sarcinile administrative. Organizeaz-o în orice mod are sens pentru hotelul tău. Poate asta înseamnă organizarea echipei în ture, câte o persoană la un moment dat, sau o echipă care lucrează simultan. Dacă o singură persoană se ocupă de munca administrativă, aceasta se poate copleși. Organizarea în echipe îți va permite să optimizezi operațiunile hotelului tău. Asta pentru că echipa ta va putea parcurge munca mai rapid. De asemenea, ar trebui să ajute la menținerea moralului echipei administrative, deoarece se vor simți mai puțin copleșiți. Încearcă externalizarea dacă nu ai personalul necesar pentru a forma această echipă. Există multe companii de la care poți externaliza angajați. Dacă nici această soluție nu este viabilă pentru tine în acest moment, angajează asistenți virtuali. De la Covid-19, au apărut site-uri dedicate pentru angajarea de asistenți virtuali. Poți să îți iei timp pentru a găsi una sau câteva persoane care au experiența de care ai nevoie. În plus, este mai rentabil să angajezi asistenți virtuali. Asta pentru că ei lucrează de la distanță, posibil pe bază de plată orară.
Automatizează procesul
Există multe domenii ale muncii administrative care pot fi automatizate. Cele mai convenabile sarcini administrative de automatizat sunt întrebările frecvente ale oaspeților care sosesc și programarea răspunsurilor automate. Răspunsurile computerizate pot fi trimise și la e-mailurile de confirmare către oaspeți sau la cererile de informații suplimentare. Deși întregul proces nu poate fi automatizat, el poate fi optimizat în continuare asigurându-te că folosești programe informatice eficiente. Folosind programele informatice potrivite, munca administrativă poate fi accelerată. Programe precum Guesty îi ajută pe angajații tăi să lucreze pe mai multe canale de pe o singură platformă și să vizualizeze programele simultan. O altă activitate care ar putea fi automatizată este procesul de check-in. Instalarea unor chioșcuri care pot realiza procesul de check-in în locul personalului va reduce cozile și timpii de așteptare și va elibera timpul angajaților tăi.
Nu optimiza doar munca administrativă
Poți optimiza și alte domenii ale operațiunilor din hotelul tău, în afară de munca administrativă. De exemplu, acești angajați pot fi externalizați dacă ai deficit de personal în echipa de menaj. Dacă trebuie să aloci mai mult personal muncii administrative și să îi permiți acestuia să fie mai puțin implicat direct în alte activități, instalează Alertify. Alertify este un dispozitiv mic, plug-in, de monitorizare a camerelor, care te ajută să previi reclamațiile clienților. Acest lucru poate fi extrem de util pentru operațiunile hotelului tău, din mai multe motive. În primul rând, vei reduce munca administrativă pentru că vei avea mai puține reclamații la care să răspunzi urgent. În al doilea rând, vei reduce reclamațiile privind zgomotul, cea mai frecventă reclamație primită de hoteluri. Alertify monitorizează zgomotul, fumatul, gradul de ocupare și nivelurile de temperatură, cameră cu cameră. Hotelierii vor primi notificări personalizabile dacă oricare dintre aceste activități are loc, astfel încât să le poată aborda prompt. Hotelierii au acces și la un portal online pentru a vedea fiecare acțiune înregistrată care s-a produs și durata acesteia. Alertify consumă puțină energie, deci nu va crește semnificativ consumul energetic al hotelului tău. Dispozitivul le permite hotelierilor să fie mai puțin implicați direct, în timp ce țin totuși sub observație oaspeții actuali, respectându-le confidențialitatea. Optimizează operațiunile hotelului tău chiar astăzi cu Alertify.